Oficio: formato completo y cómo se redacta

El oficio es la carta formal con la que una institución o un particular se comunica por escrito con una autoridad u otra institución para solicitar, informar, remitir o responder algo. Lleva membrete, número de oficio, lugar y fecha, asunto, destinatario con cargo, un cuerpo que pide o informa una sola cosa, la despedida «Atentamente», nombre, cargo y firma, y al pie las copias (c.c.p.) de quienes deben enterarse. Se entrega en dos tantos para conservar el acuse con sello y fecha.

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En México todo lo oficial viaja en oficio: la escuela que pide el apoyo del municipio, la empresa que solicita una licencia a la alcaldía, la dirección que informa a otra área, el ciudadano que pide información a una dependencia. Quien lo recibe lo clasifica por el número y el asunto, lo turna según el destinatario y lo responde citando ese número; por eso cada dato del encabezado tiene un lugar fijo y el cuerpo trata un solo tema.

Cuando lo firma un particular, el oficio es el ejercicio del derecho de petición: la Constitución exige que la petición sea por escrito, pacífica y respetuosa, y obliga a la autoridad a responder con un acuerdo escrito en breve término; la Ley Federal de Procedimiento Administrativo pide además nombre, domicilio para notificaciones, lugar, fecha y firma, y da tres meses para resolver. El formato de abajo es el oficio de solicitud; cambiando el verbo del primer párrafo sirve para informar o remitir.

Cuándo se usa este documento

  • Cuando solicita algo a una dependencia, un municipio, una escuela o una empresa y necesita respuesta formal.
  • Cuando informa o notifica oficialmente un hecho, un cambio o una decisión a otra institución.
  • Cuando remite documentos y quiere constancia de qué envió, cuándo y a quién.
  • Cuando responde a un oficio recibido: se cita su número y fecha en el primer párrafo.

Lo que debe contener para que sea válido

  • Membrete o nombre de quien envía, y el número de oficio, que es la referencia para todo lo que siga.
  • Lugar y fecha, y la línea «Asunto:» con el tema en pocas palabras.
  • Destinatario con nombre completo, cargo y dependencia, seguido de «Presente».
  • Un primer párrafo que dice qué se pide o informa, con la referencia al oficio o trámite anterior si lo hay.
  • Los antecedentes y la fundamentación en uno o dos párrafos, con fechas y números de expediente.
  • La despedida «Atentamente», nombre, cargo y firma autógrafa; en documentos públicos, el sello.
  • Al pie, «c.c.p.» con nombre y cargo de quienes reciben copia, y las iniciales de quien redactó.
  • Anexos enumerados, si los hay.

Formato listo para copiar

OFICIO NÚM. [SIGLAS DEL ÁREA]/[NÚMERO]/[AÑO]

[MEMBRETE O NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN O PERSONA QUE ENVÍA]

[CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]

Asunto: [SOLICITUD DE… / RESPUESTA AL OFICIO NÚM. … / ENVÍO DE…]

[NOMBRE COMPLETO DEL DESTINATARIO]

[CARGO]

[DEPENDENCIA, ESCUELA O EMPRESA]

P R E S E N T E

Por medio del presente, y [EN RELACIÓN CON EL OFICIO NÚM. … DE FECHA … / CON FUNDAMENTO EN EL ARTÍCULO 8 DE LA CONSTITUCIÓN], me permito solicitar a usted [LO QUE SE PIDE, EN UNA FRASE: LA EXPEDICIÓN DE…, LA AUTORIZACIÓN PARA…, INFORMACIÓN SOBRE…].

Lo anterior, en virtud de que [ANTECEDENTES: QUÉ OCURRIÓ, CUÁNDO, CON QUÉ NÚMERO DE EXPEDIENTE O TRÁMITE, Y POR QUÉ SE REQUIERE LO SOLICITADO]. Para tal efecto, adjunto [DOCUMENTOS QUE SE ANEXAN].

Agradeceré que la respuesta se dirija a [DOMICILIO PARA RECIBIR NOTIFICACIONES] o al correo [CORREO ELECTRÓNICO]. Sin otro particular, reitero a usted la seguridad de mi atenta y distinguida consideración.

A T E N T A M E N T E

[NOMBRE COMPLETO DE QUIEN FIRMA]
[CARGO] — Firma: ____________________
c.c.p. [NOMBRE Y CARGO DE QUIEN RECIBE COPIA]. — Para su conocimiento.
c.c.p. Archivo / Minutario.
[INICIALES DEL FIRMANTE]/[INICIALES DE QUIEN REDACTÓ]

Fundamento legal: Constitución, art. 8 (derecho de petición: por escrito, de manera pacífica y respetuosa; la autoridad responde con acuerdo escrito en breve término); Ley Federal de Procedimiento Administrativo, arts. 15 (datos de toda promoción) y 17 (tres meses para resolver).

Cómo llenarlo paso a paso

  1. Averigüe el nombre exacto y el cargo del destinatario; un oficio dirigido a quien no tiene facultades se turna y pierde semanas.
  2. Asigne número de oficio consecutivo y escriba el asunto en una línea; es lo que leerá quien lo clasifique.
  3. Pida o informe una sola cosa en el primer párrafo; los antecedentes van después, con fechas y folios.
  4. Firme con tinta, agregue las copias (c.c.p.) de quien deba enterarse y enumere los anexos.
  5. Entregue dos tantos y pida en el suyo sello, fecha, hora y nombre de quien recibe; ese acuse es su prueba.

Errores que después causan problemas

  • Tratar varios asuntos en un oficio: cada uno se turna a un área distinta y ninguno se resuelve.
  • Omitir domicilio para notificaciones o firma: la autoridad puede no dar trámite a la promoción.
  • Entregarlo sin acuse: sin la copia sellada no puede probar la fecha ni exigir respuesta en plazo.

Para terminar el documento

Preguntas frecuentes

¿Qué significa c.c.p. en un oficio?

«Con copia para»: la lista, al pie del oficio, de las personas o áreas que reciben copia para su conocimiento o seguimiento, con nombre y cargo. Sirve para que el destinatario sepa quién más está enterado, y conviene incluir al superior de quien debe resolver; la última línea suele ser «Archivo» o «Minutario».

¿Cuánto tiempo tiene la autoridad para responder un oficio?

La Constitución exige responder por escrito «en breve término», sin fijar días; la Ley Federal de Procedimiento Administrativo da a las dependencias federales tres meses, salvo que otra ley fije un plazo distinto, y si no responden la petición se entiende negada. Sin respuesta, el siguiente paso es un segundo oficio que cite el primero y su acuse.

¿Cuál es la diferencia entre oficio, carta y memorándum?

El oficio es la comunicación formal entre instituciones o hacia una autoridad, con número y acuse. La carta es más libre y se usa entre particulares o hacia empresas. El memorándum circula dentro de una misma organización, entre áreas, con formato más breve y sin las fórmulas de cortesía del oficio.

Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.