Acta de entrega-recepción: formato completo y cómo levantarla

El acta de entrega-recepción hace constar que una persona entregó a otra los bienes, documentos, recursos, asuntos o el inmueble que tenía a su cargo, con la descripción de cada cosa, su estado y los pendientes. La firman quien entrega, quien recibe y dos testigos, con los inventarios como anexos. En el servicio público es obligatoria al dejar el cargo; entre particulares prueba en qué estado se devolvió un puesto, una obra o una casa rentada.

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Se levanta cuando alguien deja algo que estaba bajo su responsabilidad: el gerente que renuncia y entrega la caja, los expedientes y las llaves; el contratista que termina la obra; el inquilino que devuelve el departamento; el funcionario que deja el cargo. Quien entrega quiere constancia de que todo estaba completo; quien recibe, de qué faltaba o estaba dañado. El acta fija eso antes de que la memoria y los intereses lo cambien.

En la administración pública la entrega-recepción deriva del deber de rendir cuentas que fija la Ley General de Responsabilidades Administrativas, y cada dependencia tiene lineamientos y formatos; omitirla es falta administrativa. Entre particulares ninguna ley la nombra: vale como documento privado, y su fuerza depende del detalle de los anexos. El formato de abajo sirve para un puesto o un área; para una obra o un inmueble se cambian los anexos.

Cuándo se usa este documento

  • Cuando un empleado deja su puesto y entrega equipo, documentos, dinero, claves y asuntos en curso.
  • Cuando un servidor público concluye su cargo o cambia la administración.
  • Cuando un contratista termina una obra o un proveedor entrega un proyecto.
  • Cuando un inquilino devuelve la casa o el local y se revisa su estado contra el inventario.

Lo que debe contener para que sea válido

  • Lugar, fecha y hora, y el motivo: renuncia, término del contrato, cambio de administración, fin de obra.
  • Nombre, cargo e identificación de quien entrega, de quien recibe y de los testigos.
  • Lo que se entrega, por rubros: bienes y equipo, documentos y expedientes, recursos financieros, asuntos en trámite, claves.
  • El estado de cada rubro y las observaciones: faltantes, daños, saldos, pendientes con fecha de vencimiento.
  • Los anexos numerados: inventarios, arqueo de caja, listas de expedientes, fotografías.
  • Un plazo para que quien recibe revise los anexos y la forma de reclamar diferencias.
  • Hora de cierre y firmas de quien entrega, quien recibe y los testigos, también en cada anexo.

Formato listo para copiar

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN

En [CIUDAD], a las [HORA] horas del [DÍA] de [MES] de [AÑO], en las oficinas de [EMPRESA O DEPENDENCIA], se reunieron [NOMBRE DE QUIEN ENTREGA], quien ocupó el cargo de [CARGO] hasta hoy por [RENUNCIA / FIN DE CONTRATO / CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN], y [NOMBRE DE QUIEN RECIBE], quien lo asume, ante los testigos [NOMBRE] y [NOMBRE], para hacer constar la entrega-recepción del área.

I. BIENES Y EQUIPO

Se entregan los bienes y el equipo del Anexo 1 (inventario con [NÚMERO] partidas, serie y estado), [SIN FALTANTES / CON LOS FALTANTES QUE SE ANOTAN EN OBSERVACIONES].

II. DOCUMENTOS Y CLAVES

Se entregan los expedientes y archivos del Anexo 2 y las claves de acceso a [SISTEMAS, CORREO, BANCA], que quien recibe cambiará de inmediato.

III. RECURSOS

Se entrega el arqueo de caja por $[MONTO] ([MONTO CON LETRA] pesos 00/100 M.N.) y los estados de cuenta al [FECHA], Anexo 3.

IV. PENDIENTES Y OBSERVACIONES

Los asuntos pendientes, con responsable y fecha límite, constan en el Anexo 4. Observaciones: [FALTANTES, DAÑOS O DIFERENCIAS / NINGUNA]. Quien recibe tiene [NÚMERO] días hábiles para verificar los anexos y notificar diferencias por escrito.

Se cierra el acta a las [HORA] horas, firmando al margen y al calce quienes intervinieron, en [NÚMERO] tantos.

ENTREGA: [NOMBRE Y CARGO] — Firma: ____________________
RECIBE: [NOMBRE Y CARGO] — Firma: ____________________
TESTIGO: [NOMBRE] — Firma: ____________________
TESTIGO: [NOMBRE] — Firma: ____________________

Fundamento legal: Ley General de Responsabilidades Administrativas, art. 49 fr. VII (deber de rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones; la entrega-recepción se rige por los lineamientos de cada ente público); entre particulares es un documento privado.

Cómo llenarlo paso a paso

  1. Prepare los anexos antes de la cita: inventario con números de serie, expedientes, arqueo de caja y pendientes con fechas.
  2. Recorran juntos el área o el inmueble, cotejen cada partida y anoten faltantes y daños en observaciones, con fotos.
  3. Entregue claves y accesos por escrito y haga que quien recibe los cambie ese día; anótelo en el acta.
  4. Fije un plazo de revisión de los anexos, de cinco a quince días hábiles, y cómo se notificarán las diferencias.
  5. Firmen quien entrega, quien recibe y dos testigos en el acta y en cada anexo; cada parte guarda un tanto.

Errores que después causan problemas

  • Firmar «de conformidad» sin revisar los anexos: después no podrá reclamar faltantes.
  • Entregar «la oficina» sin inventario: sin partidas ni estado, el acta no prueba nada.
  • Dejar fuera los asuntos en trámite: el pendiente que vence la semana siguiente se pierde entre dos responsables.

Para terminar el documento

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria el acta de entrega-recepción?

Para los servidores públicos sí: deben rendir cuentas al dejar el cargo y cada dependencia tiene lineamientos con plazos, formatos y anexos; no hacerla es falta administrativa. En la empresa privada ninguna ley la exige, pero es la única prueba de en qué estado dejó el puesto o la obra.

¿Quién firma el acta de entrega-recepción?

Quien entrega, quien recibe y dos testigos; en el sector público interviene además el órgano interno de control. Si quien debe recibir no ha sido nombrado, recibe el superior jerárquico o la persona que la empresa designe por escrito. Las firmas van en el acta y en cada anexo.

¿Qué pasa si después se encuentran faltantes?

Quien recibió debe hacerlos constar por escrito dentro del plazo de revisión que fije el acta y notificarlos a quien entregó, que podrá aclararlos. Si no hay acuerdo, la empresa puede reclamar el daño por la vía civil o laboral; en el servicio público interviene el órgano interno de control.

¿Sirve el mismo formato para entregar una casa rentada?

Sí, con un solo anexo: el inventario del inmueble por habitación, con muebles, llaves, medidores y estado de pintura, pisos e instalaciones, de preferencia con fotos fechadas. Compárelo contra el inventario de entrada; de esa acta depende la devolución del depósito.

Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.