Acta de asamblea ordinaria y extraordinaria: formato completo
El acta de asamblea registra lo que los socios o accionistas de una sociedad decidieron en una reunión: quiénes asistieron y qué parte del capital representan, el quórum, el orden del día, cómo se votó cada punto y los acuerdos. La firman el presidente y el secretario de la asamblea y los comisarios que asistan, y se asienta en el libro de actas. Las de asambleas extraordinarias, que cambian estatutos, capital o duración, se protocolizan además ante notario.
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Cada año la sociedad debe reunir a sus socios dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio para aprobar los estados financieros y el informe de los administradores, nombrar administrador y comisario y repartir utilidades: esa es la asamblea ordinaria. El acta es lo que queda de ella, y lo que el banco, el SAT o el notario pedirán después para comprobar quién representa a la empresa.
La extraordinaria trata lo que cambia la sociedad: aumento o reducción de capital, reforma de estatutos, cambio de objeto o domicilio, fusión, transformación o disolución. Exige mayor quórum y su acta se protocoliza ante notario y se inscribe en el Registro Público de Comercio. El formato de abajo sirve para las dos: cambie el tipo de asamblea, el quórum y los puntos del orden del día.
Cuándo se usa este documento
Cuando la sociedad celebra su asamblea anual para aprobar cuentas e informe del ejercicio.
Cuando se nombra o remueve al administrador, al consejo o al comisario, o se otorgan poderes.
Cuando se aumenta o reduce el capital o se reforman los estatutos: asamblea extraordinaria.
Cuando un banco o un notario piden el acta que acredita quién representa a la sociedad.
Lo que debe contener para que sea válido
Denominación de la sociedad, tipo de asamblea, lugar (el domicilio social), fecha y hora.
Cómo se convocó: publicación en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía, o presencia de todo el capital.
Lista de asistencia con nombre de cada socio o representante, acciones y porcentaje del capital.
Nombramiento de presidente, secretario y escrutador, y la declaración de quórum e instalación legal.
El orden del día, punto por punto, con la deliberación y el resultado de cada votación.
Los acuerdos como resoluciones: qué se aprobó, quién queda nombrado, qué poderes se otorgan y quién protocoliza.
Hora de clausura y firmas del presidente, el secretario y los comisarios presentes.
Formato listo para copiar
ACTA DE ASAMBLEA GENERAL [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] DE ACCIONISTAS
En [CIUDAD], a las [HORA] horas del [DÍA] de [MES] de [AÑO], en el domicilio social, [DOMICILIO], se reunieron los accionistas de [DENOMINACIÓN SOCIAL], S.A. de C.V. de la lista de asistencia anexa, para celebrar la asamblea general [ORDINARIA / EXTRAORDINARIA] convocada mediante [PUBLICACIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE LA SECRETARÍA DE ECONOMÍA / SIN CONVOCATORIA, PRESENTE EL 100 % DEL CAPITAL].
INSTALACIÓN
Presidió [NOMBRE], [ADMINISTRADOR ÚNICO / PRESIDENTE DEL CONSEJO]; fue secretario [NOMBRE] y escrutador [NOMBRE], quien verificó [NÚMERO] acciones, el [PORCENTAJE] % del capital; con quórum legal, la asamblea quedó instalada.
ORDEN DEL DÍA
I. [INFORME Y ESTADOS FINANCIEROS / AUMENTO DE CAPITAL]. II. [NOMBRAMIENTO DE ADMINISTRADOR Y COMISARIO / PODERES]. III. Delegado especial.
ACUERDOS
PRIMERO. Por [UNANIMIDAD / MAYORÍA] se aprueba [EL INFORME Y LOS ESTADOS FINANCIEROS / EL AUMENTO DE CAPITAL EN $(MONTO) ((MONTO CON LETRA) PESOS 00/100 M.N.)]. SEGUNDO. Se [NOMBRA / RATIFICA] administrador único a [NOMBRE] y comisario a [NOMBRE], quienes aceptan el cargo. TERCERO. Se designa delegado especial a [NOMBRE] para protocolizar e inscribir esta acta.
Sin otro asunto, se levantó la sesión a las [HORA] horas; el acta fue leída, aprobada y asentada en el libro.
Fundamento legal: Ley General de Sociedades Mercantiles, arts. 179, 181 y 182 (asambleas ordinarias y extraordinarias), 189 y 190 (quórum) y 194 (actas: libro, firmas y protocolización de las extraordinarias).
Cómo llenarlo paso a paso
Decida el tipo de asamblea según los asuntos: cuentas, nombramientos y utilidades son ordinaria; capital, estatutos, fusión o disolución, extraordinaria.
Convoque como digan los estatutos o reúna al cien por ciento del capital; sin convocatoria válida el acta es impugnable.
Llene la lista de asistencia con acciones y porcentajes; el quórum es la mitad del capital en la ordinaria y tres cuartas partes en la extraordinaria.
Redacte cada acuerdo como resolución completa, con nombres, montos y artículos reformados tal como irán a la escritura.
Firmen presidente, secretario y comisario, asiente el acta en el libro y, si es extraordinaria, llévela al notario.
Errores que después causan problemas
Reunirse fuera del domicilio social sin causa de fuerza mayor: la ley declara nula la asamblea.
Omitir la lista de asistencia o los porcentajes: sin ellos no se prueba el quórum ni la mayoría.
No protocolizar la extraordinaria: el aumento de capital o la reforma no se inscribe ni surte efectos ante terceros.
¿Qué diferencia hay entre asamblea ordinaria y extraordinaria?
La ordinaria trata la marcha normal de la sociedad: informe y estados financieros, nombramiento de administradores y comisarios, utilidades; debe celebrarse al menos una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. La extraordinaria modifica la sociedad: capital, estatutos, duración, objeto, fusión o disolución.
¿El acta de asamblea debe pasar ante notario?
Las de asambleas extraordinarias sí: la ley exige protocolizarlas ante fedatario público, y las que reforman estatutos o cambian capital se inscriben en el Registro Público de Comercio. Las ordinarias se asientan en el libro con las firmas; se protocolizan si no es posible asentarlas o si un banco lo pide.
¿Se puede celebrar la asamblea sin convocatoria?
Sí, si en el momento de la votación está representada la totalidad del capital social: la ley considera válidos los acuerdos aunque no se haya convocado, y así se hace constar en el acta. Con un solo socio ausente hace falta la convocatoria con el plazo que marquen los estatutos.
¿Pueden los socios tomar acuerdos sin reunirse?
Sí, cuando los estatutos lo permiten: las resoluciones tomadas fuera de asamblea por unanimidad de los socios valen igual que las adoptadas en asamblea, siempre que se confirmen por escrito. Es la vía habitual en sociedades pequeñas; el documento se llama resolución unánime.
Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.
