Orden de compra: formato completo y qué debe llevar

La orden de compra es el documento con el que un comprador pide a un proveedor bienes o servicios en condiciones acordadas: partidas, precios unitarios, IVA, forma de pago y entrega. Aceptada por el proveedor, obliga a las dos partes como contrato de compraventa, aunque no es un comprobante fiscal: la factura (CFDI) la emite después el proveedor. Lleva folio, fecha, datos fiscales de ambos y la firma de quien autoriza.

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Una empresa que compra de palabra o por mensaje acaba discutiendo precios, cantidades y fechas con su proveedor. La orden de compra cierra esa discusión antes de que empiece: fija por escrito qué se pide, a qué precio, con qué IVA, cuándo se paga y dónde y cuándo se entrega, y deja un folio con el que almacén, contabilidad y el proveedor identifican el pedido. Sin orden autorizada, contabilidad no paga la factura: el gasto no estaba aprobado.

El Código de Comercio no exige formalidad para que un acuerdo mercantil obligue: basta que las partes muestren cómo quisieron obligarse, y la orden emitida por el comprador y aceptada por el proveedor cumple esa función. No sustituye a la factura: el proveedor emite el CFDI con los requisitos del SAT cuando entrega o cobra, y la orden sirve para cotejarlo. El formato trae partidas con subtotal, IVA y total, condiciones de pago y entrega, datos de facturación, vigencia y firma.

Cuándo se usa este documento

  • Cuando cerró una cotización con un proveedor y quiere convertirla en un pedido firme.
  • Cuando su empresa exige un documento autorizado antes de recibir mercancía o pagar una factura.
  • Cuando compra a crédito y conviene fijar por escrito plazo, forma de pago y lugar de entrega.
  • Cuando el proveedor pide la orden para programar producción o emitir la factura.

Lo que debe contener para que sea válido

  • Folio consecutivo y fecha; si deriva de una cotización, su número.
  • Razón social, RFC, domicilio y contacto del comprador y del proveedor.
  • Partidas con descripción, unidad, cantidad, precio unitario e importe; subtotal, IVA desglosado y total en número y letra.
  • Condiciones de pago: contado, anticipo o crédito a tantos días de la factura.
  • Lugar y fecha de entrega, quién paga el flete y quién recibe.
  • Requisitos de la factura: CFDI con el folio de la orden, uso y método de pago.
  • Vigencia, forma de aceptación por el proveedor y firma de quien autoriza.

Formato listo para copiar

ORDEN DE COMPRA

Folio: [FOLIO] — [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]

COMPRADOR: [RAZÓN SOCIAL], RFC [RFC], [DOMICILIO]. Contacto: [NOMBRE], tel. [TELÉFONO].

PROVEEDOR: [RAZÓN SOCIAL], RFC [RFC], [DOMICILIO]. Atención: [NOMBRE DEL VENDEDOR]. Cotización de referencia: [NÚMERO] del [FECHA].

PARTIDAS

1. [CANTIDAD] [UNIDAD] de [DESCRIPCIÓN], a $[PRECIO UNITARIO] cada uno: $[IMPORTE]. 2. [CANTIDAD] [UNIDAD] de [DESCRIPCIÓN], a $[PRECIO UNITARIO] cada uno: $[IMPORTE]. Subtotal: $[SUBTOTAL]. IVA 16 %: $[IVA]. Total: $[TOTAL] ([TOTAL CON LETRA] pesos 00/100 M.N.).

CONDICIONES DE PAGO

Pago [DE CONTADO / A CRÉDITO] a [NÚMERO] días desde la recepción de la factura, por transferencia a la cuenta indicada en el CFDI. Precios en pesos mexicanos, firmes durante la vigencia de esta orden.

ENTREGA

El [FECHA DE ENTREGA] en [DOMICILIO DE ENTREGA], flete por cuenta del [PROVEEDOR / COMPRADOR], contra remisión firmada por [NOMBRE DE QUIEN RECIBE]; lo que no coincida con esta orden se devuelve a costa del proveedor.

FACTURACIÓN

CFDI a nombre del comprador, uso [USO DEL CFDI], método de pago [PUE / PPD], con el folio de esta orden en la referencia.

ACEPTACIÓN

Vigencia de [NÚMERO] días. El proveedor la acepta devolviéndola firmada o confirmándola por correo; desde ese momento obliga a las dos partes en estos términos.

Autoriza por el comprador:

[NOMBRE Y PUESTO DE QUIEN AUTORIZA] — Firma: ____________________
Acepta por el proveedor: [NOMBRE Y PUESTO] — Fecha: [FECHA] — Firma: ____________________

Fundamento legal: Código de Comercio, art. 78 (en las convenciones mercantiles cada parte se obliga en la manera y términos que aparezca que quiso obligarse, sin que la validez dependa de formalidades).

Cómo llenarlo paso a paso

  1. Asigne un folio consecutivo y copie los datos fiscales del proveedor de su constancia de situación fiscal.
  2. Pase las partidas de la cotización aceptada con descripción exacta, unidad, cantidad y precio unitario; el IVA va separado y el total también con letra.
  3. Fije la forma de pago y los días de crédito desde la factura, y la fecha y el domicilio de entrega con el nombre de quien recibe.
  4. Indique cómo quiere la factura: uso del CFDI, método de pago y el folio de la orden en la referencia.
  5. Firme quien tenga facultad para autorizar el gasto, pida al proveedor que la regrese firmada o confirmada por correo y guarde orden, remisión y factura juntas.

Errores que después causan problemas

  • Emitir la orden con precios con IVA incluido sin decirlo: el proveedor factura el IVA aparte y el total ya no coincide.
  • Omitir fecha y lugar de entrega: sin ellos no hay retraso que reclamar ni penalización que aplicar.
  • Pagar una factura que no cita el folio de la orden o no coincide con ella: el gasto queda sin soporte.

Para terminar el documento

Preguntas frecuentes

¿La orden de compra obliga al proveedor a entregar?

Sí, desde que la acepta: en materia mercantil los acuerdos obligan en los términos en que las partes quisieron obligarse, sin formalidad especial, y la orden aceptada prueba esos términos. Si el proveedor no entrega en la fecha pactada, puede exigirle el cumplimiento o cancelar y pedir la devolución del anticipo. Antes de la aceptación es solo una propuesta.

¿La orden de compra sirve como factura?

No. La orden la emite el comprador y no tiene efectos fiscales; la factura es el CFDI que emite el proveedor cuando entrega o cobra, y es la que permite deducir el gasto y acreditar el IVA. La orden sirve para cotejar que la factura dice lo mismo que se pidió.

¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una cotización?

La cotización la emite el vendedor y ofrece precios y condiciones durante una vigencia; la orden de compra la emite el comprador y acepta esa oferta convirtiéndola en pedido. Por eso la orden cita el número de la cotización y repite sus condiciones; si cambia algo, el proveedor tiene que aceptarla de nuevo.

Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.