Cotización: formato completo, vigencia y cuándo obliga al vendedor

La cotización es el documento con el que un vendedor ofrece por escrito a un cliente precios, cantidades y condiciones de venta durante una vigencia. Mientras esa vigencia corre, quien la emitió debe sostener lo ofrecido; aceptada por el cliente, se convierte en pedido. Lleva folio, fecha, datos de ambas partes, partidas con precio unitario, IVA desglosado, total, condiciones de pago y entrega, y firma.

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Un cliente que pregunta «cuánto me cobra» quiere comparar y decidir; una cotización bien hecha le da todo lo que necesita para decir que sí: qué incluye, cuánto cuesta cada partida, cuánto es el IVA, cuánto duran los precios, cómo se paga y cuándo se entrega. También protege al vendedor: lo que no está escrito no está incluido, y una vigencia clara evita que le exijan el precio de hace tres meses.

La Ley Federal de Protección al Consumidor obliga a todo proveedor a informar y respetar los precios, cantidades, plazos y demás condiciones con que ofreció sus bienes o servicios, y a informar de forma notoria el monto total a pagar con impuestos incluidos; una cotización entregada a un consumidor es esa oferta. Entre empresas, el Código Civil obliga a sostener una oferta con plazo hasta que vence. El formato cubre ambas situaciones, con vigencia, forma de pago, tiempo de entrega y lo que no incluye.

Cuándo se usa este documento

  • Cuando un cliente pide precio por escrito antes de comprar o contratar un servicio.
  • Cuando participa en una comparación de proveedores y su propuesta se evaluará junto con otras.
  • Cuando el precio depende de cantidades, materiales o tiempos que conviene fijar antes de empezar.
  • Cuando el cliente necesita el documento para autorizar el gasto o emitir una orden de compra.

Lo que debe contener para que sea válido

  • Folio, fecha de emisión y vigencia de los precios, en días o con fecha límite.
  • Nombre o razón social, RFC, domicilio y contacto del vendedor, y datos del cliente.
  • Partidas con descripción, unidad, cantidad, precio unitario e importe; subtotal, IVA desglosado y total en número y letra.
  • Lo que incluye y lo que no: instalación, flete, materiales, garantía.
  • Condiciones de pago y tiempo de entrega contado desde el anticipo o la orden de compra.
  • Cómo se acepta, y nombre, puesto y firma de quien la emite.

Formato listo para copiar

COTIZACIÓN

Folio: [FOLIO] — [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO] — Vigencia: [NÚMERO] días naturales a partir de esta fecha.

DE: [RAZÓN SOCIAL O NOMBRE DEL VENDEDOR], RFC [RFC], [DOMICILIO], tel. [TELÉFONO].

PARA: [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL CLIENTE], atención [NOMBRE DEL CONTACTO]. Con gusto cotizamos lo siguiente:

PARTIDAS

1. [CANTIDAD] [UNIDAD] de [DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO], precio unitario $[PRECIO UNITARIO], importe $[IMPORTE]. 2. [CANTIDAD] [UNIDAD] de [DESCRIPCIÓN], precio unitario $[PRECIO UNITARIO], importe $[IMPORTE]. Subtotal: $[SUBTOTAL]. IVA 16 %: $[IVA]. Total: $[TOTAL] ([TOTAL CON LETRA] pesos 00/100 M.N.).

INCLUYE

[LO QUE INCLUYE EL PRECIO: MATERIALES, MANO DE OBRA, FLETE, INSTALACIÓN, GARANTÍA]. No incluye: [LO QUE NO INCLUYE].

CONDICIONES DE PAGO

[PORCENTAJE] % de anticipo al aceptar y el resto contra entrega, por transferencia o depósito a la cuenta [BANCO Y CLABE]. Precios en pesos mexicanos.

ENTREGA

[NÚMERO] días hábiles a partir del anticipo o de la orden de compra, en [DOMICILIO DEL CLIENTE / NUESTRAS INSTALACIONES].

ACEPTACIÓN

Para aceptar esta cotización, devuélvala firmada o envíe su orden de compra con referencia a este folio dentro de la vigencia indicada. Pasada la vigencia, los precios se confirman de nuevo.

Quedamos a sus órdenes para cualquier aclaración. Atentamente,

[NOMBRE DE QUIEN COTIZA] — [PUESTO] — Firma: ____________________
Acepto la cotización: [NOMBRE DEL CLIENTE] — Fecha: [FECHA] — Firma: ____________________

Fundamento legal: Ley Federal de Protección al Consumidor, arts. 7 (informar y respetar precios, cantidades, plazos y demás condiciones ofrecidas) y 7 Bis (informar de forma notoria el monto total a pagar, con impuestos y cualquier otro cargo).

Cómo llenarlo paso a paso

  1. Describa cada partida como la facturará: producto o servicio, unidad, cantidad y precio unitario; lo ambiguo se convierte en reclamo.
  2. Calcule el subtotal, desglose el IVA y escriba el total en número y con letra; a un consumidor final, el total con impuestos debe verse claro.
  3. Fije la vigencia según lo que tarde en cambiar su costo: quince o treinta días es lo común.
  4. Diga qué incluye y qué no, el anticipo que requiere y los días de entrega contados desde el anticipo o la orden.
  5. Firme con nombre y puesto, envíela al contacto que la pidió y conserve copia; si aceptan después de vencida, emita una nueva con folio nuevo.

Errores que después causan problemas

  • Cotizar sin vigencia: el cliente puede exigir el mismo precio meses después y usted tendrá que sostenerlo o perder la venta.
  • Poner precios sin aclarar si incluyen IVA: en la factura aparece el impuesto aparte y el cliente siente que le cobraron de más.
  • Omitir lo que no incluye: flete, instalación o materiales que el cliente da por hechos salen de su margen.

Para terminar el documento

Preguntas frecuentes

¿Una cotización obliga al vendedor a respetar el precio?

Durante su vigencia, sí. Si el cliente es consumidor, la ley obliga al proveedor a respetar los precios y condiciones con que ofreció el bien o servicio, y la PROFECO puede sancionar al que no lo hace. Entre empresas, quien ofrece con plazo debe sostener la oferta hasta que venza; después puede cambiar el precio.

¿Cuánto tiempo de vigencia debe tener una cotización?

El que usted pueda garantizar su costo: en servicios y productos estables, treinta días es habitual; con insumos importados o volátiles, de siete a quince. Escríbala en días naturales desde la fecha de emisión o con una fecha límite.

¿La cotización debe llevar el IVA desglosado?

Sí. Separe subtotal, IVA y total: así el cliente empresa sabe qué podrá acreditar y el consumidor ve el monto total que pagará, como exige la ley. Si no está obligado a trasladar IVA, indíquelo en lugar de dejar la línea en blanco.

¿La cotización sirve como factura o como contrato?

No es factura: el CFDI se emite cuando se cobra o se entrega. Tampoco es contrato por sí sola, pero aceptada por escrito o con una orden de compra fija los términos del acuerdo; para servicios largos conviene firmar además un contrato de prestación de servicios.

Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.