Convenio de colaboración: formato completo entre instituciones

El convenio de colaboración es el acuerdo por el que dos o más instituciones o empresas trabajan juntas en un fin común, como prácticas profesionales o capacitación, sin pago entre ellas y sin crear una sociedad. Vale con la firma de los representantes legales y define objeto, compromisos de cada parte, vigencia y propiedad de los resultados. Si una parte cobra, el documento correcto es un contrato de prestación de servicios.

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La universidad que manda practicantes a una empresa, el municipio que trabaja con una asociación civil en un programa, dos negocios que comparten instalaciones o una campaña: nada de eso es una compraventa ni un contrato de servicios, y por eso se firma un convenio. En México la práctica distingue el convenio general o marco, que fija las bases, de los convenios específicos que detallan cada actividad, con alumnos, fechas, responsables y recursos.

El Código Civil Federal define el convenio como el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones, y lo perfecciona el solo consentimiento: no requiere notario ni registro. Lo que sí exige cuidado es quién firma: cada parte acredita a su representante con el acta constitutiva y el poder, o con el nombramiento del funcionario. El formato de abajo es un convenio general con objeto, compromisos, seguimiento, vigencia, personal y propiedad intelectual.

Cuándo se usa este documento

  • Cuando una escuela y una empresa acuerdan prácticas profesionales o servicio social.
  • Cuando una dependencia o un municipio trabaja con una asociación o empresa en un programa.
  • Cuando dos empresas unen esfuerzos en una campaña o comparten instalaciones sin pagarse entre sí.
  • Cuando una institución presta espacio, equipo o personal para un evento o proyecto conjunto.

Lo que debe contener para que sea válido

  • Declaraciones de cada parte: denominación, acta constitutiva o decreto, RFC, representante y sus facultades, y domicilio.
  • El objeto: el fin común en una frase y las líneas de colaboración.
  • Los compromisos de cada parte por separado, como acciones verificables.
  • Los responsables del seguimiento y los convenios específicos o programas de trabajo.
  • La vigencia, su prórroga y la terminación anticipada con aviso previo.
  • La cláusula de personal: cada parte responde por su gente y ninguna es patrón solidario ni sustituto.
  • Propiedad intelectual de los resultados y confidencialidad de la información.
  • Que no crea sociedad ni exclusividad, las modificaciones por escrito, domicilios y tribunales competentes.

Formato listo para copiar

CONVENIO DE COLABORACIÓN

Celebran [PRIMERA INSTITUCIÓN], representada por [NOMBRE Y CARGO], «[SIGLAS A]», y [SEGUNDA INSTITUCIÓN], representada por [NOMBRE Y CARGO], «[SIGLAS B]», conforme a las siguientes declaraciones y cláusulas.

DECLARACIONES. «[SIGLAS A]» acredita su existencia con [ESCRITURA / DECRETO], RFC [RFC] y domicilio [DOMICILIO], y a su representante con [PODER / NOMBRAMIENTO]; «[SIGLAS B]», con [IGUAL].

PRIMERA. OBJETO

Colaborar en [FIN COMÚN: PRÁCTICAS PROFESIONALES, CAPACITACIÓN…] mediante programas de trabajo por escrito.

SEGUNDA. COMPROMISOS

«[SIGLAS A]»: [RECIBIR PRACTICANTES, APORTAR INSTALACIONES…]. «[SIGLAS B]»: [DESIGNAR ALUMNOS, APORTAR MATERIAL…]. Cada parte cubre sus gastos; no hay pago entre ellas.

TERCERA. VIGENCIA

Responsables: [NOMBRE] por «[SIGLAS A]», [NOMBRE] por «[SIGLAS B]». Vigencia del [FECHA] al [FECHA], prorrogable por escrito; cualquiera puede terminarlo con aviso de treinta días.

CUARTA. PERSONAL

El personal de cada parte depende solo de quien lo empleó; ninguna es patrón solidario ni sustituto.

QUINTA. RESULTADOS

Los resultados serán de [AMBAS PARTES / QUIEN LOS GENERE]; la información compartida es confidencial.

SEXTA. NATURALEZA

No crea sociedad ni exclusividad; se modifica por escrito; controversias ante los tribunales de [CIUDAD].

Firmado por duplicado en [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO].

«[SIGLAS A]»: [NOMBRE Y CARGO] — Firma: ____________________
«[SIGLAS B]»: [NOMBRE Y CARGO] — Firma: ____________________

Fundamento legal: Código Civil Federal, arts. 1792 (convenio: acuerdo para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones) y 1796 (se perfecciona por el mero consentimiento, salvo los contratos que la ley sujeta a una forma).

Cómo llenarlo paso a paso

  1. Defina el fin común y lo que aporta cada parte; si una cobrará, haga un contrato de servicios.
  2. Reúna de cada institución el acta constitutiva o decreto, el RFC y el poder o nombramiento de quien firmará.
  3. Escriba los compromisos como acciones verificables: cuántos practicantes, qué horas, qué espacios, en qué periodo.
  4. Fije vigencia de uno o dos años, prórroga por escrito y aviso de treinta días para terminarlo.
  5. Firme por duplicado con los anexos y registre el convenio en el control de cada institución; revíselo al vencer.

Errores que después causan problemas

  • Que firme un coordinador o gerente sin poder: el convenio no obliga a la institución.
  • Compromisos vagos como «colaborar en lo necesario»: nada se puede exigir después.
  • Esconder un pago en un convenio: fiscalmente es un servicio y exige factura.
  • Omitir la cláusula de personal: un practicante o empleado accidentado puede reclamar a la otra parte como patrón.

Para terminar el documento

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un convenio de colaboración y un contrato de prestación de servicios?

En el convenio las partes suman esfuerzos para un fin común y ninguna paga a la otra: cada una cubre sus gastos. En el contrato de servicios una parte ejecuta un trabajo y la otra lo paga con factura; si en su «convenio» hay honorarios, use el formato de contrato de prestación de servicios.

¿Quién debe firmar el convenio de colaboración?

El representante legal de cada parte: en una empresa, quien tenga poder según el acta constitutiva; en una dependencia o universidad, el titular o el funcionario facultado por su reglamento. Los coordinadores operativos aparecen como responsables del seguimiento, no como firmantes.

¿El convenio de colaboración necesita notario?

No: es un documento privado que vale desde que las partes lo firman. Si quiere darle fecha cierta o lo pide una institución, puede ratificar las firmas ante notario, pero la práctica habitual es firmar por duplicado y registrarlo en el control interno de cada parte.

¿Qué es un convenio específico?

El documento que deriva de un convenio general o marco y detalla una actividad concreta: qué alumnos o personal participan, fechas, lugares, recursos y responsables. Lo firman los mismos representantes o quienes ellos faculten, y se agrega como anexo al convenio general.

Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.