Vale de caja chica: formato y cómo controlar los gastos menores
El vale de caja es el documento interno con el que un empleado recibe efectivo de la caja chica para un gasto menor y se compromete a comprobarlo y a devolver el cambio. Lleva folio, fecha, monto, concepto y las firmas de quien recibe, autoriza y entrega. Es un control interno, no un comprobante fiscal: para deducir el gasto la empresa necesita el CFDI del proveedor, y los pagos en efectivo mayores a dos mil pesos no son deducibles.
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Toda empresa tiene gastos que no esperan una orden de compra: el taxi del mensajero, las copias para una licitación, la refacción que detiene la línea. Para eso existe la caja chica, un fondo fijo en efectivo a cargo de una persona, y el vale es la pieza que impide que ese fondo se vuelva un hoyo: cada peso que sale tiene un folio, una firma y una fecha límite para regresar como comprobante o como cambio.
El vale no tiene regulación propia: es un documento de control interno que cada empresa diseña en sus políticas de caja chica, con monto máximo, plazo para comprobar y arqueos. Lo que sí regula la ley es la deducción: el Código Fiscal solo reconoce el CFDI como comprobante, y la Ley del Impuesto sobre la Renta exige que los pagos mayores a dos mil pesos se hagan con transferencia, cheque o tarjeta, así que la caja chica se repone contra los CFDI reunidos.
Cuándo se usa este documento
Cuando un empleado necesita efectivo de inmediato para un gasto menor que no pasa por compras.
Cuando alguien pagó de su bolsillo un gasto de la empresa y pide el reembolso contra el ticket.
Cuando el custodio de la caja chica debe justificar cada salida de dinero en el arqueo.
Cuando contabilidad repone el fondo y necesita emparejar cada vale con su comprobante.
Lo que debe contener para que sea válido
Folio consecutivo, fecha y nombre de la caja o del fondo del que sale el dinero.
Monto en número y con letra, dentro del máximo que fijan las políticas.
Concepto del gasto y área o proyecto que lo absorbe.
Nombre, puesto y firma de quien recibe el efectivo.
Nombre y firma de quien autoriza y de quien entrega el dinero.
Fecha límite para comprobar y el compromiso de devolver el cambio.
Bloque de comprobación: comprobante entregado, importe comprobado, cambio devuelto y fecha.
Formato listo para copiar
VALE DE CAJA CHICA
No. [FOLIO] — [CIUDAD], a [DÍA] de [MES] de [AÑO]
Fondo: [RAZÓN SOCIAL / ÁREA O SUCURSAL] — Bueno por: $[MONTO]
Recibí de la caja chica la cantidad de $[MONTO] ([MONTO CON LETRA] pesos 00/100 M.N.) por concepto de [CONCEPTO DEL GASTO: MENSAJERÍA, PAPELERÍA, TAXI, REFACCIÓN…], con cargo a [ÁREA, PROYECTO O CENTRO DE COSTOS].
Me comprometo a entregar el comprobante del gasto (CFDI a nombre de la empresa o ticket, según las políticas) y el cambio, si lo hubiera, a más tardar el [FECHA LÍMITE DE COMPROBACIÓN]. Mientras no se compruebe, este vale queda pendiente a mi cargo.
COMPROBACIÓN: comprobante [FOLIO FISCAL O NÚMERO DE TICKET] por $[IMPORTE COMPROBADO]; cambio devuelto $[CAMBIO]; diferencia $[DIFERENCIA]; fecha de comprobación [FECHA]. Vale cancelado: ( ) Sí ( ) No.
Este vale es un documento de control interno y no sustituye al comprobante fiscal del gasto.
Recibe: [NOMBRE Y PUESTO] — Firma: ____________________
Autoriza: [NOMBRE Y PUESTO DEL JEFE INMEDIATO] — Firma: ____________________
Entrega (custodio de la caja chica): [NOMBRE] — Firma: ____________________
Fundamento legal: Código Fiscal de la Federación, arts. 29 y 29-A (solo el CFDI es comprobante fiscal); Ley del Impuesto sobre la Renta, art. 27 fr. III (pagos mayores a dos mil pesos por transferencia, cheque nominativo, tarjeta o monedero electrónico para ser deducibles).
Cómo llenarlo paso a paso
Fije en las políticas el monto del fondo, el máximo por vale, quién autoriza y el plazo para comprobar, normalmente de dos a cinco días.
Llene el vale antes de entregar el efectivo: folio, monto con letra, concepto y las tres firmas; nunca entregue dinero contra una promesa verbal.
Pida el comprobante a nombre de la empresa, con RFC; los tickets sin CFDI solo si las políticas los permiten, y no se deducen.
Al comprobar, engrape el comprobante al vale, anote la diferencia y cancele el vale con sello o leyenda.
Haga arqueos sorpresa: efectivo más vales pendientes más comprobantes debe sumar siempre el monto del fondo.
Errores que después causan problemas
Entregar efectivo sin vale «porque es poco»: en el arqueo falta dinero y nadie lo firmó.
Dejar vales sin comprobar durante semanas: el fondo se agota, los comprobantes se pierden y el gasto deja de ser deducible.
Pagar con caja chica compras grandes en efectivo: arriba de dos mil pesos la empresa no puede deducirlas.
No. El vale es un papel interno; lo deducible es el gasto que respalda, y solo con un CFDI a nombre de la empresa, pagado en efectivo únicamente si no pasa de dos mil pesos. Los tickets sin CFDI documentan el uso del fondo frente a la empresa, pero no frente al SAT.
¿Cuánto dinero se maneja en una caja chica?
La ley no fija un monto; cada empresa lo decide según sus gastos menores de una o dos semanas, y suele ir de unos cuantos miles a algunas decenas de miles de pesos. Lo que sí conviene fijar es un máximo por vale y reponer el fondo cuando baje a cierto nivel, siempre contra los comprobantes reunidos.
¿Puedo usar un vale de caja como préstamo a un empleado?
No conviene. El vale documenta un gasto de la empresa que se comprobará; un préstamo al trabajador es otra operación y debe constar aparte, en un pagaré o un convenio, con el acuerdo escrito de cómo se devolverá. Los descuentos al salario por deudas con el patrón tienen límites legales.
Los formatos de esta página son textos orientativos, no asesoría legal. Los plazos, montos y condiciones cambian según el caso; en contratos de montos altos o cuando pueda haber una controversia, consulte a un abogado antes de firmar.
